秘书职业培训
简 报
（第7期）
秘书职业创新工作室 2016年5月15日
秘书工作室研讨会实训活动
赵老师对研讨会进行点评与总结
行知楼314教室，秘书工作室同学进行研讨会模拟练习
前言
作为一名合格的秘书工作人员，需要具备的能力有很多。课本上的知识远远不能满足社会对于秘书工作人员能力的要求，秘书工作室的成立就是为了弥补课本知识的不足，即通过开展一系列的活动来提高同学们的实践行动能力。本着这一原则秘书工作室每周都会开展一次实践活动。本周的活动于5月13日上午由赵老师组织开展，本次活动地点是行知楼314教室，活动的主题是“五香公司网页设计研讨会”。研讨会首先由主持人宣布开始，然后各部门依次发言，最后由赵老师点评。通过这次活动，同学们都纷纷表示受益匪浅。
●会议记录
五香公司网页设计研讨会议记录
汉本14级3班 伍庭瑶
时间：2016年5月13日上午10:20
地点：行知楼314教室
主持人：李成杰（经理）
出席者：白家宜（宣传部负责人）、杨洁（营销部负责人）、周倩云（产品部负责人）、伍庭瑶（技术部负责人）、曾维（秘书）
列席者：五香公司各部门全体工作人员
记录：伍庭瑶
主要议题：
根据五香公司网页的现状，指出其中的不足之处
对公司现有的问题提出改进意见
会议内容记录：
1.李经理对公司现状做简要介绍：
近期，公司的一部分产品销量止步不前，对顾客的吸引力不足。所以，今天我们邀请了公司各个部门的负责人及相关的工作人员召开本次会议。会议的主题是，对五香公司网页设计进行研讨，并由各部门依次提出公司发展中目前存在的问题，并针对问题提出相关建议。会议时长为2个小时，请各部门、各相应工作人员积极发言、共同谈论。
2.讨论发言（按照发言顺序记录）
白家宜：首先公司所经营的产品主要存在“多而不精”的问题。就各类产品的量来看，蜂蜜类产品的销量比较具有优势，因此可以将其作为推荐精品。其次可以将与之类似的果酱类产品作为主推产品。最后在宣传工作上应该采取新的措施——多和其他店铺合作；利用新起的社交软件加大宣传力度。
周倩云：公司主页的分类不明确，给顾客在挑选时间、效率上带来不便。所以，应该将主页上的分类重新做出调整，解决分类上的混淆的问题。为了能够扩大消费者群体，可以考虑对网页店铺的名称进行修改，使其对年轻顾客更具有吸引力。
杨洁：店铺缺少适时的优惠活动，应当注重开展线上线下的促销方案，并且可以加入试吃等环节进行宣传促销。
伍庭瑶：主页中存在的问题，一方面缺少了对店铺的一些简要介绍，显得太过空洞，不易被顾客了解。另一方面应该注意增进和顾客的交流感，网页店铺不比实体店的面对面交流，因此对于买卖双方的信任与否是更大的考验——不论交易与否，都应该先感谢顾客愿意进入店铺的网页进行了解。主页设计中在主人的介绍中应该加入这一类的说明，不必太过生硬，像双方自然聊天即可。
综合与会人员的发言讨论，李经理做出总结：
作为网页店铺，首先要有固定的货源，以此向顾客展示公司经营的正规性。接下来要对产品质量做出保证，对顾客做出质量合格的承诺。对产品质量的提高和监督工作，将由产品部负责人落实到位。
网页店铺中，技术部负责人要注意从这两方面做出工作改进，除了要求让主页从单调转向新颖以外，还要注重对各个商品介绍图片的修整。顾客对商品的最直观的认识正是来自于介绍中的图片信息，因此对于一些太过笼统、不清晰的图片应当重新做出调整，并且适当用后期处理加强其美化效果。
食品业总是存在着众口难调的问题，因此对消费者心理的把握十分重要。宣传部除了在发言期间提到的一些措施外，也还可以从产品的包装设计着手改进。宣传部负责人在会后尽快做出改进方案，交于经理审核。
公司的各个导购人员和售后服务人员要保证与顾客交流的及时性。从礼貌的用语、热情的态度、及时的解答等方面提高服务的质量。在今后的工作中，秘书需要对该项工作进行督促管理，并积极协调配合各部门的相关工作，促进各部门间的交流联系。
散会（上午12:00）
主持人：（签名）
记录人：（签名）
●感悟与收获
细节决定成败，厚积方能薄发
——模拟研讨会主持心得
汉本14级3班李成杰
一分耕耘，一分收获。每一回参与都是一次积累，每一分投入都会有所收获。五香公司网页设计模拟研讨会在赵学斌老师的组织下，于5月13日上午10时在行知楼314召开。
可谓不知者无畏，经过积极争取，本次会议主持人最终由我担任。会议由三部分组成，首先，由我对本次会议主要内容作简明介绍，明确会议主题。其次，由各部门负责人根据会议主题，结合部门职责特点作发言、谈意见，其他人作补充发言。再次，由我对发言内容作简单的评析，并具体谈谈自身的认识和建议。最后，由我结合本次研讨会作具体的工作部署。本以为会议会在自己的主持下有条不紊的展开，然而在听完老师的点评后才发现本次会议暴露了太多问题，作为主持人的我更是存在诸多不足。
一、临场发挥，准备不足。其实，在会议召开之前，自己对本次研讨会的相关信息作了必要的了解，就五香公司网页设计也做了对比分析，同时，还特地对网店经营、网络产品宣传、营销等知识作了简单的掌握。我想，如果作为一名会议发言人，自己在开会时也不至于无话可说了。从会议一开始我便直入主题，而忘记对与会人员做介绍，除了紧张外也暴露出自己对程序了解的不够。作为会议主持人，自己不管是在主持姿态、临场应变，甚至整场会议的掌控上都存在太多不足和问题。
二、时间控制欠妥，临场处理不当。在与会人员发言环节，对于发言时间自己未作明确的要求，有可能导致整场会议时间拖延。与此同时，在研讨过程中我们是允许现场提问和发言的，但在讨论过程中当宣传部与产品研发部的观点争锋相对、言语激励时，作为主持人的我未采取有效的方法化解这种冲突，反映出在问题的临场处理上的不足。
三、草草结会，工作部署欠细。作为研讨会议，解决问题是主要目的，最终的工作部署也就成为了整个会议的重中之重，但是，由于自身准备不足，在会议结束时未能对任务做出一个细致的分工，也必然会影响到后期的工作实施。
以上便是作为主持人的我在本次研讨会上存在的几个主要问题，同时，我也感觉到大多数同学在准备、操作上面都是存在着不足和问题的，对于一系列模拟会议练习的开展正是让我们去查找问题，解决问题，这样才能不断的学习和进步，当然，前提是要积极的参与和用心的投入。
通过开展本次模拟研讨会，自己也有一些心得体会想与大家分享。首先，是关于做事的细节方面，“细节决定成败”，对于这句话的理解，本人是不敢完全赞同的，但在某些特定环境下它却是毋庸置疑的，不然怎么会有“一颗老鼠屎坏了一锅汤”的说法呢？有的时候某个环节就能影响成败。就像我这次的会议主持，可以说是一次失败的主持，原因无他，就是因为自己没有注意细节，对各个方面只是做了一些大体的了解掌握，在遇到具体细节问题时也就慌了神。
当然，失败并不可怕，只是我们要善于从失败中去寻找和积累成功的经验。模拟实训的开展正是为我们提供这样一个积累和成长的机会。在平时的生活中，我们偶尔会有一种学习的盲目感，每次实训话题提出后，我便会有目的的了解相关方面的知识，同时，这个话题往往涉及的面比较广，我们也就有机会对各方面的内容进行了解和掌握，从某种意义上来说，这也是一个主动学习的过程。除了了解，我们会经常开展模拟演练，老师会认真的对我们的表现做出点评，提出合理的意见，时常还会有一些知识的扩展和链接，这本身也是一个不断完善和提高的的过程，一次经验积累的机会。其实，对于我们这个专业的同学来说，不管是接待工作还是办会，在今后许多同学的工作岗位中都会有所设及，现在多一点儿积累和掌握，以后一旦遇到类似的问题，也就不会再像一只无头苍蝇一样不知所措，做起事来也就游刃有余、事半功倍了。
工欲善其事，必先利其器
——参加模拟研讨会的感悟
汉本14级3班 白家宜
本周五的10:00到12：00，秘书工作室的赵老师组织同学们在行知楼314教室开展了“五香公司网页设计研讨会”，这次活动本可以让同学们学到很多东西的，但遗憾的是到场的同学很少。
这次活动的目的是让我们了解商业会议的开展过程，包括主持，发言等项目；同时以真实的网店为讨论对象，不仅可以激发同学们的讨论热情，还可以集思广益，为其发展提供更好的思路。通过这次研讨会我也学到了很多的东西。
首先，中国有句古话叫做“众人拾柴火焰高”，意思就是说，人多力量大，或者是人多好办事；今天我深深地体会到了这一点，就“五香嘴妈妈的厨房”店存在的问题，我自己仅仅看到的是产品多而不精，广告做的不够；然而周倩云注意到了：店名，分类，促销方面的问题；杨洁注意到了售后的问题；伍婷瑶则提出了首页的设计需要有新意以及注重主客交流以取得顾客的信任的建议。通过大家的发言，可以把网店实际存在的问题做一个详细的分析，从而谋求更好的发展思路。这就是集体的力量。
另外，其实有一句话说的很好：“你的朋友就是一面镜子，通过他的表现，你可以反观自己的失败与不足”。在这次活动中，李成杰的表现让我觉得很棒，对于这次活动，他做了很多的准备工作。比如：写了会议通知，会议方案，会议报到表，并且也查了网购的整个流程以及一些注意事项。与他相比，我只能是“小巫见大巫”了，我不禁深深地自责。其实每个人身上都或多或少的有一些你不具备的美德与品质，而你要做的就是，收起你的傲慢与偏见，去发现每个人身上的闪光点，并且向他们学习。
研讨会的最后，赵老师就同学们的发言做了相关的点评。首先指出了会议主持人存在的问题：发言程序不对，主题比较笼统，时间观念不强以及主持人应该平息现场的争论等；同时也肯定了主持人的会场掌控能力。就同学们的发言，赵老师也指出了发言没有条理性，以及没有问好，感谢语等问题。 (责任编辑：白家宜)