秘书职业培训

 

简   报

(第1期)

秘书职业创新工作室                                                                           2016年3月29日

 

编者按：

成立秘书职业创新工作室的初衷是为爱好秘书工作的同学提供一个实践和扩大视野的平台。前两期的活动在同学们的配合下，成果初见端倪，但是还有一些遗憾，一是有些同学虽然报名了，却没有参加活动；二是许多同学的活动心得没有得到及时交流。于是想到创办这个小简报，目的是让没有参加活动的同学了解相关信息，增强秘书职业的认同感，同时也为那些有想法的同学及时把自己的感想、见解拿出来和大家分享，当然，提高同学们的文字功底也是目的之一。“小荷才露尖尖角”，现在第一期简报诞生了，今后它的成长还需要大家的辛勤的培育，让我们一起努力吧！

 

参观见习、情景模拟实训

                     ——秘书职业创新工作室活动形式多样

    

     校档案室老师讲解档案管理知识         同学们模拟训练机场迎接客人

 

“走进学校档案馆，实地感受文书档案的价值和信息的贮存、管理与利用；开展情景模拟实训，体验秘书工作的细微和繁琐”，文新学院秘书职业创新工作室的多样化培训活动，为同学们搭建了一个提升秘书职业素养的平台，在新颖、有趣、刺激的氛围中，调动了同学们求知的积极性、自主性，较好地将基本理论和基本技能融合到一起。“希望以后能够有更多诸如此类的活动”，工作室学员余欢的这句话，代表了同学们对这种实践活动效果的肯定。

秘书职业创新工作室是文新学院本学期成立的一个新工作室，为了让同学们在较短的时间内形成秘书的职业认同感，3月17日下午，在工作室指导教师带领下，全体学员参观了学校档案馆。那一行行、一排排泛着淡黄色、工整小楷书写的档案资料，仿佛是“一位白发苍苍、朴实睿智的老人”，而唐淑仪副馆长对教学档案、人事档案、行政档案的细致介绍，则让同学们徜徉在校历的长河中，身为“乐师人”的自豪感油然而生。

3月24日下午4时，行知楼一楼大厅，同学们略显紧张和生疏的接机情景模拟活动不时引来路人善意的笑声。“我们准备了一个星期，甚至做了详细的方案、进行了排练和预演，可是还是有很多细节没有考虑到“，指导老师的”挑刺”让同学们真正认知到实践的重要性，如何在机场人流中准确找到客人、如何向客户介绍自己、握手要注意哪些细节、在乘车过程中怎样选择与客户谈论的话题，这些平时似乎不是问题的问题激起了同学们好奇心，在指导老师的示范下，同学们心中的疑惑迎刃而解。

两次活动的形式、风格迥然不同，但产生的效果却是显著的，达到了培养职业认同感的目的，也指明了工作室今后的实践方向、形式和内容。

心得交流 

 

 

秘书工作室成员赴档案馆参观学习

汉本14级3班 伍庭瑶

 

3月17日下午，在赵老师的带领下，我们去了学校的档案馆学习，我最大的收获就是了解了档案存在的价值，以及档案工作的一些基本情况。它不是一个离我们很远的容易被忽视的存在，相反的我们应该更多去关注我们自身档案的走向。另外也正是这个机会，我才知道了学校档案馆的具体位置，才意识到自己对这方面知识的缺乏。

刚刚进来档案馆会觉得，这好像并不是一个很大的空间。随之，在唐老师给我们大致地介绍了档案的作用以后，带着我们到档案存放室，我才发现原来里面真的是别有洞天的感觉。里面的楼梯比较窄，但是每一层楼梯的台阶上，都规律地摆放了较小的灭火器，我想，这不仅表现了严谨慎重的工作态度，也从侧面说明了档案本身，以及保护其安全的重要性。进入档案存放室以后，首先会有一种凉爽舒适的感觉——之所以会不同于室外的温度，是因为存放室里必须保证在温度、湿度上最适合档案的存放，所以存放室的温度一直要控制在15摄氏度至25摄氏度之间。存放室里陈列的是一排排的铁质的档案柜，每一排档案柜上都标明了种类，并且每一个柜子上也都有明确的号码标识。唐老师告诉我们档案柜的材质，最好就是铁质的，这样可以起到一定的防潮作用，除此之外，因为气候本身湿润的缘故，每一个档案柜里都必须放置药物来防虫、防潮，药品的更换周期大概一年一次，力求在方方面面都提供一个干燥的存储环境。还有一个有趣的细节，在我走进存放室的门口，最初很好奇为什么这里会放着一台缝纫机，上面还写了“”的字样，后来才知道原来装订档案的时候，都需要用到这种专门的缝纫机。这种缝纫机外观看起来和普通缝纫机并没有什么区别，但是它采用的线却是特制的十分结实。这种材质的线很好得弥补了其他装订方式不足之处，例如，用浆糊装订，一方面牢固性不长久，并且容易生虫；如果使用订书机，则会出现装订处生锈的问题。

唐老师还特意打开了几件乐山师范学院1978年的档案，给我们做更直观的讲解——档案的收集由最开始以“卷”为单位，慢慢变成了现在的以“件”来计算。每一个档案袋上都有特定的编号，有的是用汉语拼音的首字母，有的则是阿拉伯数字，以此来代表该档案生成的时间、记载的内容类别等等。随着时间的发展，在档案收集的便利程度上也有了一定的改进。例如，我们在校的成绩以前是用两张A3纸来记录的，现在已经统一改用为一张A4纸来完成这一工作。那本1978年时的档案全是手写完成的，看着档案里或清秀或刚健的笔迹，真的是一种很惬意的享受，比起我们现在习惯的中性笔，总感觉不仅是多了苍劲的笔锋，更多的还是一种更为厚重的底蕴。

到了档案存放室的二楼，我们接触到的是照片档案。我觉得这种档案非常有意思，比起规矩的表格和大段的文字，它透出来的是更丰富的生动性和人情味。就像是翻看家里的老相册一样，里面的照片每次都能给人温暖的微笑和不一样惊喜。尽管我们手里传阅的档案来自1996年，那才是我们刚刚出生的时候，离现在似乎已经也算有一小段时间了，但是还能以这样的方式、有这样的机会，用静态电影的方式，把这所学校的往事剪影，呈现在我们面前，快乐自然是不言而喻的。照片、旁边的手写批注，以及光盘，静静地容纳了一年年的大事迹，同样也是校史的载体。

在回答大家的问题时，唐老师还告诉我们一些档案管理工作的知识。首先每天必须的工作就是对存放室里温度、湿度的检查记录。其次就是对档案进行收集整理，并且要把每一件档案录入电脑，形成更系统化的管理。同时，档案的存贮也并非随时间增长而无休止地增多的，不同的档案有不同的保管期限——一些非常重要的档案可以是永久性保存的，其他性质的档案可以分为长期和短期，其中前者一般的保存时限为30年，后者则是10年。除了保存资料这一功能以外，档案的另一个作用就是为以后的档案工作做准备，档案就像是一本日记，在一天天一点点的积累中形成。就像我们最后看到的档案馆里最古老的已经存放了75年的那一卷1941年的档案，里面泛黄的纸张上依然清晰地保留着一个个用毛笔写出的小楷，那一刻的震撼让人感觉，在你面前的不是一卷年代久远的档案，而是一位白发苍苍、朴实睿智的老人。

在参观过程中，唐老师反复提醒我们，要记得关注自己档案的流向、保存的情况，以及核对自己的档案中证件信息是否有误，这样在毕业前才不至于为此慌乱。同时需要注意的是，档案必须有归属的单位，自己带档案是无效力的。这些信息和我们息息相关，所以我也在课下找了和我们比较贴近的人事档案和党组织关系档案的一些介绍说明——

人事关系档案，也就是我们现在的学籍档案，在我们毕业以后就换叫做人事档案了。这里面包含了我们的高考材料、学生登记表、大学生毕业登记表、大学成绩单、学位申请表、体检表，以及奖励证明材料、党团申请和培训材料、教师资格认证表，还有就业通知书。人事档案只有在事业单位和国企工作调动、公务员考试、研究生考试、征兵、国家志愿服务计划、事业单位考试或录用时才需要提调，其他时候都会保管在人事局。

党组织关系档案，是针对党员和预备党员的组织档案。在毕业时会返还给本人，并由本人自带交给新的党组织。转接关系时，就需要用到这份组织档案，并且按照学校开具的介绍信去相应单位报到，才能够落组织关系。

这就是我对这次学习的总结，感觉有不小的收获，很期待下次的学习机会。也觉得很幸运能够有这样实践中学习的过程。

 

秘书情景模拟实训——在实践中学习

汉本15级1班 余欢

 

3月24号，星期四下午，在秘书工作室老师，宋亮老师、赵学斌老师的带领下，秘书工作室的二十余名同学在行知楼大厅和桂花广场以及实训楼进行了秘书接机待客的真实情景模拟。

首先，秘书工作室的同学分为两个小组，分别是14级同学一组，15级同学一组。老师们把秘书接机待客分为三个阶段：接机、准确的介绍自己，引导客人来到酒店。并且在每组同学完成每一阶段的模拟后，立即进行点评和示范。期间，同学们在边看边练习的过程中学到了：怎样在双方互不认识的情况下，如何在机场人流中找到客人；见面时如何介绍自己；握手礼；秘书接待客户时应该谈论的话题等等。本次实践活动全程录像记录，在老师们的引导下，同学们在本次团队活动中集思广益，互帮互助，使本次实践活动圆满成功。

活动结束后，同学们感慨此类秘书情景模拟活动告别了枯燥的文字教学，在自己亲身实践中，不断学习，轻松愉悦的了解到了秘书接机待客的规范与要求，希望以后能够有更多诸如此类的活动。工作室老师也表示以后将开展更多的实践活动，让同学们在亲身实践中学习并掌握秘书实务。

 

 

知识链接 

 

 

（我校文新学院设有四级、三级考点，凡我校在读本科专业学生可直接报考三级。2016年5月三级考前强化培训班将于4月开课）

 

国家秘书职业资格考试等级及报名条件：

国家秘书职业资格考试共设4个等级：五级、四级、三级、二级

五级秘书报名条件(具备以下条件之一即可): 

(1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。

(2)在本职业连续见习工作2年以上。

四级秘书报名条件(具备以下条件之一即可): 

(1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。

(2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。

(3)连续从事本职业工作4年以上。

(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。

三级秘书报名条件(具备以下条件之一即可): 

(1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。

(2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。

(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。

二级秘书报名条件(具备以下条件之一即可): 

(1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。

(2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。

(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。