4月14日周四下午，文新学院秘书工作室成员于校图书馆前开展了一场接待日程安排会议演练实践活动。

下午四点三十分左右，活动正式开始。首先由14级同学进行了接待安排会议的情景模拟：由主持人先说明此次会议的目的、被接待方背景及其来访目的，随后与其他相关部门工作人员进行了会议讨论，内容包括了客人到来后的时间行程安排、参观和座谈等工作安排、休闲旅游安排等。模拟结束后，宋亮老师进行了该模拟活动中的优缺点点评，表明此次会议主题清晰，与会部门人员只能算基本准确，不足之处为，参会人员缺少财务部门负责人，因为各项活动开展的基础是要有资金支持，且会议日程安排不够具体。虽然同学们有过精心的准备，但仍有不少不足之处，由此看来，此类事件活动的开展是必要的，只有在具体实践中才能发现问题，有所收获。

点评结束后，宋老师与15级同学一起又上演了一场“会议秀”。宋老师根据模拟人员职务进行了座次的排列，并借此讲解了不同场合、不同人员关系落座时的座次，增强了同学们正确落座的意识。随后会议开始，宋老师将会议中日程内容分为参观、会议、接待工作、住行和旅游五个部分，并进行详细的安排及讲解，使各部门明确自己的工作，确保工作顺利有序的完成；还讲解了活动日程安排表的格式、内容等。

通过老师耐心和细心的示范与讲授，使我深刻的学习了工作中对客人的接待及日程安排的知识。实际工作中应该要分清主次关系，抓大放小，合理有序安排活动，使工作效率最大可能的提高；具体活动时间不宜安排的太过紧凑，要增强一定程度的灵活性，以便应对意外情况等等。相信所有的同学在此次活动中也是学到了不少的东西，提高了自己的实践能力，增强了自身的知识储备，对以后的工作会有所帮助。

活动结束后，宋老师介绍了下次活动的学习内容，希望同学们能够积极做好相关准备，迎接下次活动的到来。感谢老师的付出和同学们费心的准备，有付出就会有收获，同学们一定会在不断地锻炼与积累中学得真功夫，用更好的状态迎接未来道路上的挑战。

接待议程——细致为上、全面为上

14级汉本3班  伍庭瑶

在本周四下午，宋老师带着工作室成员们在图书馆前开展了秘书职业工作室的第二次实训。虽然大家对于实训情景中的细节还是有很多“吃不准”的地方，但是因为有了之前的经验，大家在模拟前的准备工作上、模拟式的表现等方面比起最初的时候已经有了很大的进步。

实训的模拟首先由14级的同学进行展示。在简要介绍了每个同学所代表的职业分工后，会议主持对此次来接待工作的重要性做了说明以后，各参会人员就自己所负责的相关内容依次提出建议、进行了讨论。在宋老师对14级同学的表现做出点评后，针对同学们提出的“短时间内难以把工作日程精确细化”的问题，老师与15级的同学们共同参与情景模拟，解答了之前同学的疑惑的同时，也为我们做了正确的示范。首先在确定了参会的人员、部门后，宋老师还向大家讲解了会议座次安排的要求，由此我们得知了会议室中的主位是在离门最远的位置，相对的最靠近门口的位置则是下位，因此下位所安排的应是己方身份较低的人员，绝对不能在下位安排宾客。其次通过宋老师对会议的主持过程，我了解到作为主持会议、安排工作的经理，首先自己要做好相关信息的收集工作，这样才可以统筹整个会议过程，提高了会议讨论阶段的效率，使开展会议的效果达到最大化，同时也自然就避免了与会人员们在讨论过程中仓促杂乱、无法落实到细节的问题。能否成功地做好接待工作，并不只是要在迎接宾客的时候表现得周到细心，更不容忽视的还是前期要做好充分的准备——这其中包括了宾客来我公司考察的目的，来客的人数、职务、甚至性别等，还要掌握好宾客来访的抵达时间、返程时间、来访时选择的交通工具，更需要兼顾到给宾客接风当天的天气状况，以做好万全的准备。

在了解到宾客来访的有关信息后，会议的重点也就有据可循了——对方的考察目的、公司安排的会谈工作，这同样也是公司在接待工作上的重心。经理在掌握了信息的前提下，就可以把大体的任务分配给行政、生产、财务等部门，接着和参与各环节的部门负责人进行商议，进一步把工作任务细化，再落实到具体的某一天、某个工作人员来完成。对于此次的接待日程，需要从三方面来考虑，即工作安排、生活安排、宾客的娱乐活动安排。工作安排的重点应放在会谈、生产线的参观上。我公司确定好会谈时间之后，应该及时与客方人员沟通，确保双方在时间安排上没有冲突。在我方选择好会谈地点后，务必注意要做好会议室的保洁工作、鲜花茶果等细节上的布置工作。在宾客抵达当天的下午，生产部门负责人要计划好参观流程，并且将参观各环节的时间确定下来，如果参观时间过长，也要考虑到参观过程中供宾客间歇休息的场所。另外需要注意的是，对我公司核心技术方面的保密，这一点是无需向宾客展示。从生活安排着手，行政部门首先需要选择环境卫生等方面优质的酒店以供宾客来访期间入住、根据宾客的人员情况提前预定合适规格的房间，落实负责迎接宾客的接待人员，确定引导宾客去酒店休整途中的交通工具及路线。其次，为宾客接风设宴的地点、菜肴、环境、卫生等均要安排妥当。最后，还要提前为宾客预定返程的机票，确定为宾客送行当天的陪同人员，以及备好在宾客临行前公司需要赠送的礼物、礼物的包装。财务部门要根据其安排，做出相应的经费预算，待老总审批许可后，敲定具体的经费数额。在宾客们短短三天的考察期间里，完成了主要工作之余，尽地主之谊也是我公司分内的责任。根据计划安排来看，此次的接待会谈工作在宾客来访的第二天下午就可以接近尾声，所以此时安排宾客们的旅游娱乐活动再合适不过了。行政部门负责人需协同财务部门负责人一起，确定游玩的景点、导游，游玩期间的交通工具及路线，并且备好旅游时需要的吃食饮料等，主要的陪同人员需要注意对时间的掌控，保证宾客在晚宴开始之前回到居住的酒店为宜。旅游过后，在宾客第二天即将启程之前，就应该是为宾客举行欢送仪式、赠送礼物的环节了。在晚宴结束后，老总就可以带着接待期间的主要人员去宾客所在的房间送别、赠送礼物。这一环节不宜过长，约30分钟左右即可，一方面留给宾客充足的休息时间，另一方面宾客此时打包行李的时候也更便于将我方所赠的礼品放置在行李箱内。在会议上决定好以上内容后，即可制定出对应到每一天的接待日程安排表了。具体到每一个时间段的接待日程安排表，并不是我们原先想的按照从早到晚的顺序依次写下，而是需要先安排出核心工作后，再将次要任务进行穿插补充，并且一天的工作安排不能太过紧密，要让一天各个时间段内的安排有所缓冲。最后在与客方联系确定日程安排无误后，将安排表打印分发给所有参与接待的工作人员即可。

实训活动不仅让我们学习了解到了相应的知识，更锻炼了我们的实践能力，让我们得到了不同于课堂上的收获。 （编辑 伍庭瑶）