秘书职业培训

简   报

   （第5期）

秘书职业创新工作室                                      2016年4月23日

 

 

秘书工作室接待工作实训活动

  

       行知楼前，赵老师与同学们进行实训活动

   

                                         赵老师进行知识讲解后同学们积极发言              

 

接见客人、介绍、握手、敬茶、送客等各部分的整个接待工作是秘书的一项经常性的工作，从事办公室工作的文秘人员都要承担大量的接待任务。从一定意义上讲，接待水平的高低，也是衡量一个秘书综合素质的标准之一。4月22日上午，秘书工作室师生在行知楼迎来了第三次情景模拟实训活动，本次活动的内容为通过情景实践活动提高大家各方面接待工作的能力。虽然大家都早有准备，但真正做起来时仍然“心有余而力不足”。通过情景模拟和老师教授的形式，让同学们感受到了看似简单的接待工作其实大有考究，只有通过实践训练，才能真正掌握正确接待来访者的能力。活动结束后，不少同学分享了自己的所思所感，现摘录部分以便大家学习交流。

 

学习心得 

 

接待、会见礼仪的实践

                                     ——14级汉本3班 伍庭瑶    

本周五我们在工作室赵老师的组织下，展开了对接待以及会见流程的情景训练。老师对每一个环节的分析讲解、对细节处的动作示范，都让我们受益匪浅。

首先从主方和客方的初次会面开始，主方和客方握手时的两三句寒暄中，主方人员应该先进行自我介绍，一方面是对客人的尊重，另一方面也减轻了双方初见时的陌生感。接着就是由主方人员引导客人去会客室休息，在这一过程中，主方要在引导的途中和客人进行互动交流，话题可以是对途中所见的一些简要介绍，如果途中提及到双方此次会见的一些内容，主方此时只需要进行简要说明即可，不必展开讨论。同时，负责引导的工作人员，不能一味地在前方带路，也应该用语言或动作为客人做出指引和提醒。在此次模拟中，因为会客室的房间门是朝里开的，所以应当由主方人员先入内，并握住门把手，再侧身请客人进入。

进入会客室后，并不意味着主方的引导工作可以告一段落了，还应当继续引导并邀请客人落座。根据“以右为尊”的原则，理应请客人在右手边的位置入座，但是从本次模拟中会客室的实际布局来看，右边的座位临门最近，并且还是正对着门口的位置，所以在这种情况下我们也应该学会依照实际情况而灵活变通，将客人引导至左边的位置入座，而不是固守所学的知识。此时，双方人员都已入座，客方的秘书人员应当主动向主方人员做出必要介绍——包括对己方成员的大体介绍，以及对此次来访的目的做出大致说明。此时值得我们注意的不仅有个人坐姿的规范，还有入座时动作的轻柔缓和——女性的坐姿应当是两膝自然并拢，两手重叠放在膝上或是交叉放在大腿中前部；男性可以适当地将膝部分开一点，注意不要超过肩宽即可，双手可以自然放在膝盖或扶手上。无论是入座或是起身，我们都要注意的是，不能猛起猛坐，发出过大的拉动桌椅的声响。

为了迎接宾客，会客室中应该提早备好茶水，向客人奉茶这一环节，不仅代表了秘书个人的形象，也是单位能给客人留下良好印象的一步。奉茶的时间应当在主宾正式交谈之前，如果短时间的会见，中途则不需要再来斟茶，如果会见时间较长，则可以在主宾交谈的间歇斟茶。倒茶的水量以八分满即可，并且水温也不宜过高，以免出现客人不小心被烫到的情况。上茶时，应该以左手托着杯底，右手拿着茶杯中部，从客人的右方奉上，同时也不能忘了“请用茶”这一类的敬语。如果茶杯是带有握柄的，奉茶时也应该将有握柄的一面朝向客人的右边。短时间的会见主要是主客双方的沟通，一般都更偏向礼节性，因此对会见结束后的送别工作，也同样是不容忽视的。送别时，主人应将客人送至门口，握手道别后，主人不能立即转身离开，而应该目送客人离去后再返回室内。

每一次的实践，都让我们有了新的收获。除了学习到新的知识以外，我们也在慢慢学着把知识融入进生活，同时如何把它自然、自如地运用到生活中，也是值得我们思考的。

 

 

                        接待礼仪，你我须知                  

                                       ——15级新闻2班 李亮

4月22日周五上午9时左右，秘书工作室在指导老师赵学斌老师的带领下举行了又一次的秘书培训工作。为了同学们可以通过本次活动进一步了解接待的更多礼节，工作室的到场人员进行了一次见面会的模拟工作。

本次活动主要模拟了一次暂时性的见面会，对见面的礼节和形式进行了培训。培训具体内容有：

一.双方见面首先要打招呼，然后上前握手，我方向客人依次简单介绍人员，然后请客人去会议室，提醒客人注意台阶，然后注意这段路程和客人的交谈，避免冷场。

二.会议室门口的迎接人员要注意站姿（双腿紧凑），手势和言语的礼节，为客人开门，然后记得引导客人落座，主次有序，主宾有序，避免客人进门不知道坐在哪里的尴尬，同时坐姿男女有异，但均应大方得体。

三.秘书为客人倒水，最先给客方领导倒水，倒水到水杯的三分之二位置就好，注意茶杯盖的位置，然后双手奉上，茶杯把手朝向客人那方，同时使用敬语。然后从客人到我方领导依次倒水（注意一次性纸杯的使用，加把手外壳或者套两个）。之后还要注意续水礼节。续水的时候同样需要注意细节，手不可以接触到杯盖和杯口边缘，应把杯子放到一旁或者手持水杯添加。

四.简单交谈，请我方主任简单交代一下。交谈中为了方便联系，可以互相交换名片。为了表示尊重，我方领导可以先给对方领导名片。

五.送别，主要是我方从领导开始依次握手送别（注意握手方式）。为了体现我方对来宾的欢迎和重视，我方领导可以双手和对方握手。

最后大家互相交流了意见，赵老师指出：我们在实习过程中应该自然灵活一点，不要太死板，毕竟人是活的。是的，能力需要不断锻炼，我们应该不断在学习和生活中不断提高自己的各方面的人际交往能力，注意语言表达和交往礼节。我们可以在假期或者课余时间去深入了解一下社会，看一下社会生活中真实的人际交往，我们可以学习为人处世，学习语言表达，学习推销自己。

大家通过本次培训又增加了一些技能，真是充实的一次培训。每一次的培训都可以学习一些自己需要的能力，久而久之，我相信我们一定可以越来越出色。

 

 

接待礼仪

                                     ——14级汉本3班 郑义清

2016年4月22日上午9点，赵学斌老师带领秘书工作室成员进行了一次模拟练习，并且每一个到会人员都参与到了此次模拟练习中。这一次模拟练习的主题是：会见礼仪以及接待的有关内容。这一次模拟练习的场景设置为一个公司的经理一行到我校来挑选两名文秘人员。此次模拟练习的主要内容包括：

一．双方见面时，先由我方向客人简单介绍随从人员。另外需要注意的是，在会见中如果需要握手，那么，主方应该主动伸手。并且，在握手时，也要注意尊重他人。一般都是女士主动、长辈主动、职位高的人主动。

二．见面之后，由礼仪人员接送至会议室。在此过程中，礼仪人员要站姿标准、面带微笑，并且，要发挥正确的引导作用。上下楼梯、转弯都要准确的示意。

三．会议室门口的迎送人员要引导客人落座，遵循“以右为尊”的原则，做到主次有序。切忌出现让客方人员站着的情况。

四．秘书在双方落座以后，为双方人员倒茶。要注意的是，要从最尊贵的客人开始，之后依次为随从人员倒茶（顺时针方向）。沏茶入杯不可倒得太满，七分满就够了。为了表示尊重，送茶时应该双手奉上，茶杯的杯耳应该朝向客人，方便其引用。若需续茶，要注意杯盖的摆放，最好是将茶杯拿离桌子。

五．在交流过程中，为了方便日后的联系，双方还可以交换名片，但是，为了表示尊重，应该由我方主动递交名片给客方。

六．送别时，主方人员要将客方人员送到门口，注意在送别过程中，也可以握手。要做到“出迎三步，身送七步”，应该目送客人离开。

在此次的活动中，我学到了很多关于礼仪接待方面的知识，我相信，渐渐地我们都会成为自己想要成为那个自己。

 

知识链接 

         

接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带，搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。秘书有大量的人际往来活动，必然会产生大量的接待工作。所以绝不能把它看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。为此整理了几点接待的注意事项：

1、“出迎三步，身送七步”是迎送客人最基本的礼仪。秘书见有客人来访，应积极主动向前搭话，热情询问来意。一般来客都会或多或少会有点拘束，有时候也会不知道说什么，显得局促不安，这时候秘书要礼貌与之交谈，使之不感到紧张。秘书请来客就坐，奉上茶水。客人走时，秘书可以说一些挽留的话语，欢迎他下次的光临。

2、接待有三声。“来有迎声，问有答声，去有留声”。在见到客人时，秘书首先要问候“一路辛苦了”，“欢迎您来我们公司”等等。之后可以向对方作自我介绍，对方询问的问题，秘书人员要诚实地回答，但需要注意的是要维护本公司的形象和利益。来访者离开时，秘书人员必须热情的说：“欢迎来我们公司视察，一路走好”等。

3、秘书在接待客人时要注意自己的着装打扮，穿不正式的服装会客是不礼貌的，肢体语言要得当、自然、动作不要过大。秘书的站姿和坐姿要合乎规范，让客人感到舒适自然。

4、注意布置会客室。会客室应当庄重大方，主要的装潢、陈设的色彩不宜过多，最好不要超过三种。色彩过多会使客人眼花缭乱，无所适从。同时，不要选过于沉闷的白色、灰色、黑色，也不要选浓烈的红色、黄色，也不要选给人以轻浮之感的粉色、金色、银色，以蓝色、草绿为宜。

5、3S动作迎客法。“stand，stare，smile”。“stand”的意思是站起来，当看到有客来访时应马上起立，快步迎上去，并送上亲切的问候，比如“您好”“请问您有什么事”等；“stare”的意思的是“注视”，和来访者交谈的时候一定要注视着对方，如果随便的东张西望，会让来访者觉得你不尊重他。”smile”的意思是“微笑”。微笑表现充满自信。面带微笑，表明对自己的能力有充分的信心，以不卑不亢的态度与人交往，使人产生信任感，容易被别人真正地接受，另外微笑表现真诚友善。微笑反映自己心底坦荡，善良友好，待人真心实意，而非虚情假意，使人在与其交往中自然放松，不知不觉地缩短了与来访者的心理距离。微笑为深入的沟通与交往创造和谐、温馨的良好氛围。笑的时候，应当做到表里如一，令笑容与自己的举止、谈吐相辅相成，锦上添花。

6、以静制怒，以柔克刚。秘书人员碰到脾气暴躁的来宾，要冷静对待和处理，始终面带微笑，热情为其倒茶、让座。之后慢慢安抚对方情绪，“以情动人，以理服人”。妥善解决问题，维护公司形象。    

                                                   编辑：15级汉本3班巨巧梅