秘书职业工作室的第一次座谈会

14级汉本3班 伍庭瑶

这周四的下午，我们在宋老师的指导下模拟了一次座谈会的实训。对秘书工作室的大家来说，这应该是我们第二次接触到“座谈会”这个概念——第一次是前一段时间，我们在肖坝社区办事处的那一次参观学习，就是以座谈会的形式进行的。而这周四的座谈会则是同学们亲自选题、主持，完完全全投入其中的一次学习。虽然我们由于缺乏经验而表现得有些生疏，但是通过老师后来的讲解，我们都对座谈会的有关知识有了深层的了解。

首先，座谈会和其他类型会议的不同之处就是，座谈会都是小型的会议，所以与会人员不必过多。座谈会的氛围也比较轻松活跃，侧重在与会者之间的交流讨论，也是提供了一个让与会者为了解决问题畅所欲言的平台。座谈会与其他会议最大的区别就在于，它更注重的是与会者们发言的价值，因此座谈会最终的成功与否，并不是说完成会议议程中的每一项步骤，而是力求在相对轻松的氛围中达到共同讨论、共同解决问题的目的。所以，座谈会的主持工作也就显得尤为重要了。座谈会主持工作的前期准备和其他类型会议一样，都要确定好会议的主题，并由会议主题确定有关的议题。这一步骤在座谈会尤其关键，因为议题的确定对与会人员的选择上有着很大影响。在议题确定好，进一步确定为会议议程，在审核无误后分发给与会人员，此时座谈会的重心则转移到了会议的主持人身上。座谈会上轻松活跃的环境，并不意味着与会人员可以有散漫的情绪，它的最终目的是对问题的商讨和解决。因此，主持人首先考虑到的就是对会长要有大概的控制范围，其次再结合会议议程做好分配，以便于后续地控制每一位与会者的发言时间。除了把握好会议进度以外，主持人还需要对现场可能遇到的一些突发情况做出及时灵活的反应。由此看来，尽管座谈会的氛围是轻松的，但是做好每一个环节却并非易事，所以我们也要继续在以后的学习中多多留心。

在本周四的座谈会上，我们模拟的背景就是企事业单位召集各部门，来对于工作上的一些问题提出改进建议。在会议结束后，老师也对会议记录和会议纪要的一些知识为大家做了讲解。

我们可以把会议记录和会议纪要做一个简单的对比——首先，会议记录可以分为简易记录、摘要记录、详细记录。无论是三者中的哪一种，它的要求都是真实记录每一位与会者所说的原话以及会议过程，记录的过程中不能有所遗漏，更不能随意篡改。会议记录的要求就是要真实、全面地反映会议的本来面貌，所以对会议召开的时间、地点、出席者、主持人、主要议题等都要详细记录。在记录会议具体内容时，将与会者所说的意见记录得完整准确的同时，也要记下该与会者的姓名、职务。因此，这也就要求记录者在记录之前不仅需要有一份会议议程，还要备有一份会议的座次表，并且也要提前在与会成员的信息了解上做好功课，做到准确无误地将其对应。在会议记录中对于已经确定的一些信息，比如召开时间、地点等，记录者可以提前填写好，也就可以减轻会议记录过程中的一些工作量。为了更直观方便，记录者对会议议题可以采取分条记录的方式。会议内容按照与会成员的先后发言顺序，依次记录即可。需要注意的是，会议上的重要内容要先交给主要领导审核，等审核通过以后，再由会议主持人、记录人签字确认。并且会议记录一经签字以后，就不可以私自修改，所以会议记录时不仅要求我们在记录过程中的准确，也要求我们记录完成后做到仔细地检查审阅。

而纪要则是在记录的基础上，在会议宗旨的基础上加以整理，摘取要点、去除次要内容，按照一定的条理和逻辑来撰写。因此会议纪要可以将会议记录的核心内容更直观地呈现在人们面前，此外纪要的作用和价值还在于，在一些大型的重要的会议上，会议记录一经主持人、记录人签字以后就会存档。为了方便根据会议上提出的决定或意见来开展后续的工作，会议纪要的必要性也就显露无疑了，它不是会议记录的备份，而是起着指导工作的作用。这也是纪要与记录的一大区别——会议纪要的保密性要求不像会议记录那么高，纪要的作用就是指导相关人员和部门展开工作。会议记录则不然，因为要存档的特殊原因，所以非会议参加人员都没有权利要求查看会议记录.

在错误中反思  在反思中成才

——记秘书工作室情景模拟实训

14级汉本3班 袁雪

5月5日下午四点左右，在宋老师的带领下，我们文秘工作室一行十人在旅游学院绿亭处进行了模拟座谈会的活动。

在模拟座谈会开始之前，我们进行了角色分工。然后活动正式开始，活动分为了三部分，第一部分是同学们根据自己的角色依次进行发言，第二部分是同学们自己指出在角色扮演中的不足之处，第三部分是宋老师指出我们不足及改进意见。

第一部分的模拟座谈会大约持续了半个小时，主题是等离子摩托车营销。虽然宋老师给我们买了一些零食以缓解尴尬的气氛，但是我们事先准备不足，再加上成员之间沟通不当，导致整个座谈会就像是走流程一样，只是每个人把模板上的内容读了一遍，每个人并没有自己的观点和看法。

第二部分中，每个成员对自己以及其他成员在角色扮演中的不足进行了反思。得出的一致结论是：座谈会太过形式化，每个人不能做到畅所欲言。

第三部分中，宋老师首先指出了我们在模拟座谈会存在的不足，如会议主持人应该提高对会议的掌握，说话中语言不应太过严肃，还有每个发言人的语言组织应该更加流畅自然等。然后，宋老师给我们补充了座谈会中的一些技巧，比如会议主持人应该这样处理会议中的冷场情况，会中有人发生争执怎样处理等问题。最后，宋老师向我们介绍了会议纪要的写法。

虽然在整个活动中错误频发，但我觉得这是好事，犯错，让我们反思自己的不足和缺陷，才会知道去改正，改正错误的过程就是我们成长的过程。     (责任编辑：赵艳玲)